50 правил этикета для бизнес-встреч онлайн

1. Назначайте только важные встречи

Основное правило для встреч любого формата – они должны иметь определенную цель. Если вы можете решить вопрос, отправив электронное сообщение или позвонив партнеру, не стоит попусту тратить время всей команды.

2. Приглашайте необходимых для решения вопроса людей

Приглашайте на онлайн-встречи только тех сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемому вопросу. Иначе вы просто зря потратите время их.

3. Не приглашайте незаявленных гостей

Приглашайте на встречу только тех сотрудников, имена которых вы указали перед ее проведением. В противном случае ваши собеседники могут быть неприятно удивлены.

4. Обсудите время встречи

Заранее обсудите со всеми ключевыми участниками встречи удобное время для ее проведения, только потом приглашайте людей.

5. Отправьте официальное приглашение

Определившись со временем и датой, разошлите всем участникам официальные приглашения.

6. Запросите подтверждение, если необходимо

Если вы планируете встречу заранее, желательно подтвердить явку участников накануне назначенного события.

7. Разошлите повестку дня

Перед встречей разошлите всем участникам подробную повестку дня, чтобы они знали, о чем пойдет речь.

8. Ограничьте время

В повестке дня укажите продолжительность обсуждения, чтобы участники могли спланировать оставшийся день.

9. Расскажите людям, чего ожидать

Если вы хотите, чтобы участники встречи приготовили необходимые документы или материалы, предупредите их об этом заранее.

10. Убедитесь, что у всех есть доступ к нужным программам

Если вы проводите виртуальную встречу, заранее убедитесь, что у всех ее участников установлено необходимое программное обеспечение.

бизнес, интернет-маркетинг, общение, этикет, общение с клиентами, бизнес навыки, бизнес-инструменты, бизнес-советы, бизнессоветы, развитие малого бизнеса
11. Заранее протестируйте программу

Обязательно протестируйте собственное приложение или программу перед встречей, чтобы она прошла гладко.

12. Используйте подходящее имя пользователя и фото

Если вы используете для проведения встреч такие программы, как Skype, убедитесь, что ваше имя пользователя и фото подходят для делового общения.

13. Проверьте временные зоны

При планировании времени проведения встречи обязательно учитывайте временные зоны всех участников.

14. Выходите на связь вовремя

Неважно, выступаете ли вы на встрече или являетесь только гостем, выходите на связь в установленное время. Подготовиться желательно заранее.

15. Предупредите, если задерживаетесь

Если по непредвиденным обстоятельствам вам не удается выйти на связь в установленное время, предупредите об этом организатора или других участников. Если проблемы возникли незадолго до встречи, лучше позвонить и убедиться, что ваша информация была получена.

16. Подождите, пока подключатся все участники

Как только вы выйдите на связь, поприветствуйте тех, кто уже онлайн, но не начинайте обсуждение, пока не подключатся все заявленные участники.

17. Выбирайте тихое помещение

Проводить онлайн-конференции можно откуда угодно, но лучше выбирать тихое помещение, чтобы вам не мешал шум и посторонние звуки.

18. Настройте громкость

Когда все участники подключатся, попросите их поздороваться, чтобы вы могли настроить громкость.

19. Одевайтесь уместно

Если вы участвуете в онлайн-встрече, важно помнить о своем внешнем виде. Лучше отдать предпочтение деловому стилю.

20. Не забудьте представить участников

Если вы пригласили на встречу людей, которые могут быть незнакомы друг с другом, представьте их перед началом обсуждения или дайте им возможность представиться самим.

21. Запоминайте имена

Постарайтесь запомнить имена всех участников встречи и используйте их при обращении.

22. Придерживайтесь темы

В течение встречи вы можете время от времени отходить от основной темы. Однако всегда возвращайтесь к главной цели обсуждения и следите за временем, чтобы не выбиваться из намеченного графика.

23. Говорите громко

Выступая на встрече, постарайтесь говорить как можно более четко и громко, чтобы все вас слышали.

24. Не перебивайте

Когда говорят другие участники, прежде чем высказаться, всегда давайте им возможность закончить свою мысль.

25. Не отвечайте сразу же

Когда вопрос задается всей группе, не спешите отвечать на него. Подождите несколько секунд, чтобы случайно не перебить другого желающего высказаться. Если никто так и не начал говорить, можете смело отвечать.

26. Спросите, прежде чем решать сложный вопрос

Если у вас есть идея, о которой стоит рассказать подробно, поинтересуйтесь у участников, уместно ли будет обсуждать ее в рамках этой встречи. Если время на исходе, можно будет позже отправить всем электронное сообщение или провести отдельное совещание по этому вопросу.

27. Выключайте звук, если вы не говорите

Чтобы посторонние звуки не отвлекали других участников встречи, отключайте звук пока вы не говорите.

28. Слушайте внимательно

Внимательно слушайте других участников. Вы же не хотите упустить что-то важное, а потом задавать вопросы, занимая драгоценное время?

29. Покажите, что вы слушаете

Если вы проводите видеоконференцию, показывайте участникам, что вы их внимательно слушаете. Смотрите на собеседников и не отвлекайтесь на посторонние дела.

30. Используйте юмор с осторожностью

Если вы хотите использовать во время обсуждения юмор, убедитесь, что это уместно. Шутить проще, если на встречу приглашены только члены команды, но с клиентами или людьми, которых плохо знаете, нужно быть осторожнее.

31. Предоставьте копии документов

Если во время встречи вы ссылаетесь на важные документы, заранее разошлите всем участникам их копии.

32. Подготовьте оборудование для презентации

Если вам необходимо специальное оборудование для проведения презентаций, заранее убедитесь, что оно работает корректно.

33. Изучите свою аудиторию

Во время подготовки к презентации и других этапов встречи учитывайте особенности вашей аудитории. Не тратьте время участников на неактуальные данные и темы.

34. Уберите телефон

Отключите свой телефон или поставьте его на беззвучный режим, чтобы внезапный звонок не прервал ваше обсуждение.

35. Контролируйте раздражающие привычки

Во время проведения встреч некоторые участники могут щелкать ручкой или жевать жвачку. Постарайтесь контролировать подобные привычки, чтобы не раздражать и не отвлекать других приглашенных.

бизнес, интернет-маркетинг, общение, этикет, общение с клиентами, бизнес навыки, бизнес-инструменты, бизнес-советы, бизнессоветы, развитие малого бизнеса
36. Не ешьте во время обсуждения

Не стоит употреблять пищу во время проведения встречи. Перекусите заранее. Допустимо сделать пару глотков воды, пока говорит другой участник.

37. Выделите время для вопросов

Если вы руководите встречей, выделите определенное время для ответов на вопросы. Если вы являетесь приглашенным участником, задавайте свои вопросы только в оговоренное заранее время.

38. Не задавайте слишком много вопросов

Постарайтесь ограничится одним или двумя вопросами, чтобы у других участников тоже был шанс высказаться.

39. Ссылайтесь на источники

Если вы используете во время обсуждения чужие материалы и идеи, обязательно ссылайтесь на источник.

40. Обсуждайте личные вопросы после встречи

Если во время обсуждения у вас возникнет личный вопрос к одному из участников, не отнимайте время у всей группы и пообщайтесь после окончания встречи.

41. Не отчитывайте сотрудников

Если во время обсуждения один из членов вашей команды допустил ошибку, не отчитывайте его при всех. После встречи выйдите с ним на связь и все подробно обговорите, если это необходимо.

42. Держите себя в руках

С кем бы вам не пришлось общаться во время встречи, сохраняйте терпение и не позволяйте себе потерять контроль.

43. Если встреча длинная, устройте перерыв

Если ваша встреча будет проходить более двух часов, внесите в повестку дня несколько перерывов, чтобы участники смогли перекусить, проверить телефоны и привести себя в порядок.

44. Заканчивайте вовремя

Во время проведения встречи следите за временем, чтобы закончить обсуждение в назначенный срок.

45. Дайте людям возможность уйти

Если вы не успели обсудить все вопросы за отведенное время, спросите участников, хотят ли они задержаться. Если нет, дайте им возможность уйти.

46. Поблагодарите всех за участие

Если вы являетесь организатором встречи, в конце обсуждения поблагодарите всех за участие.

47. Помните об особенностях других культур и языков

Иногда вам придется общаться с людьми из разных стран. Перед встречей изучите особенности их языка и культуры, чтобы учесть все нюансы.

48. Напомните всем участникам о сделанных выводах

После обсуждения разошлите всем участникам сообщение с подведением итогов встречи, напомните о поставленных задачах и еще раз поблагодарите за то, что они уделили вам время.

49. Не делитесь информацией с посторонними

Вопросы, которые обсуждались во время встречи, должны оставаться только между ее участниками. Вы можете поделиться деталями с другими коллегами, только если оговорили этот момент во время осуждения и получили согласие всех членов группы.

50. Реализуйте поставленные задачи

Если по итогам встречи перед вами поставили задачу, выполните ее в срок и качественно.

Вежливость ничего не стоит, но приносит много

Сегодня бизнес-общение становится все более мобильным. Однако это никак не должно влиять на его качество.

Помните о перечисленных выше правилах этикета, уважительно относитесь к своим собеседникам и вы заслужите репутацию вежливого человека, с которым приятно решать любые вопросы. А это очень ценное качество для современного руководителя.