Деловая переписка в чатах - основные правила

05 ноя 2018

Правила делового общения в мессенджерах

Как вести себя в чатах, чтобы не ударить в грязь лицом перед заказчиком и не подставить коллег.

1. Не используйте мессенджер как единственный канал коммуникации
Чат — это для оперативности. В нём удобно быстро прояснить те рабочие моменты, которые не могут ждать. Однако не стоит переводить всю рабочую переписку в мессенджер: ключевые сообщения в нём теряются (а иногда их удаляют), а к обсуждению вопроса зачастую подключаются люди, в компетенцию которых не входит принятие решений. Это лишь усложняет коммуникацию.

22. Не принимайте серьёзные решения в переписке
Несмотря на повальное использование мессенджеров как в небольших, так и в международных компаниях, деловой этикет пока не относит этот канал к официальному. Так, при возникновении спорной ситуации правда будет за тем, кто закрепил договорённость email-письмом.

Используйте рабочую почту, чтобы зафиксировать соглашения, достигнутые в WhatsApp или Telegram, и координировать дальнейшие действия.

Ещё один аргумент в пользу этой рекомендации — в почте документы хранятся более надёжно, при необходимости вы быстро найдёте нужную информацию. Тогда как из чата вас могут исключить, а сам мессенджер и вовсе может быть завтра заблокирован.

33. Пишите кратко и по делу
Пользователи мессенджеров не любят длинные сообщения, которые нужно бесконечно скроллить.

Формулируйте свои мысли чётко и однозначно и придерживайтесь правила «одна мысль — одно сообщение». Будьте лаконичны, не выражайтесь образно и избегайте слов-паразитов. Это засоряет переписку. Вместо того, чтобы долго что-то описывать, отправьте пример — ссылку или картинку. Так вашему собеседнику сразу станет понятно, о чём речь.

44. Следите за стилем сообщений
Рабочая переписка в мессенджере не предполагает такого неофициального общения, которое можно позволить себе с лучшей подругой или мамой. После создания чата или диалога не стоит отправлять кучу смайлов и использовать слова, которые могут быть неизвестны вашим собеседникам (например, ASAP или «форварднуть»).

Чтобы удобнее переключаться с личной коммуникации на рабочую, распределите переписку по мессенджерам. Так, Telegram можно использовать для рабочего общения, а WhatsApp — для личного.

55. Будьте внимательнее со смайликами
Смайлики в деловой переписке уже давно стали предметом оживлённых споров. Но если говорить об общих правилах, здесь всё довольно просто.

Если вы только познакомились с человеком и не видели его лично, не шлите ему смайлики: он может не оценить, и ваше дальнейшее общение сложится не лучшим образом.

Когда вы переписываетесь с коллегой или заказчиком, которого давно знаете, и понимаете, как он реагирует на сообщения, смайлики будут уместны. Однако здесь всё равно лучше обойтись стандартным набором, а стикеры с Егором Летовым и шаржами на известных политиков лучше оставить для друзей.

66. Не бойтесь часто использовать знак вопроса
Главная задача переписки в мессенджере — быстро получить ответы на текущие вопросы. При этом многие довольно часто подробно описывают суть вопроса, но не объясняют, что хотят получить от коллег или заказчика.
Задавайте вопросы, используйте вопросительные знаки. Это привлечёт внимание собеседника к сообщению и побудит его ответить вам как можно скорее.

77. Проверяйте Т9
Автозамена позволяет избежать грубых орфографических ошибок, но иногда работает против вас. Если вместо слова «продуктолог» вы отправите «проктолог», получатели не сразу поймут смысл. А те, у кого с чувством юмора не очень, и вовсе обидятся.

По возможности используйте десктопные версии мессенджеров. Перед отправкой сообщение можно быстро проверить на ошибки и исправить их при необходимости.

0 0 1197 закрыть элемент

оставить комментарий

Продолжение ленты:

Лаборатория Науки

05 ноя 2018

Карточный мастер

0 786 0

НИЧЕГО ЛИЧНОГО

05 ноя 2018

0 829 0

Метла

05 ноя 2018

0 791 0

Цели

05 ноя 2018

О своих планах нужно молчать! Почему нельзя заранее говорить о своих планах и почему чаще достигаются цели, о которых мы никому не рассказываем, читайте в этой статье. Это может быть полезно при старте вашего проекта. Интересный эксперимент Немецкий профессор психологии Питер Гольвитцер изучает данный феномен уже более 15 лет. Однажды он провел интересный эксперимент. В качестве подопытных мышей Гольвитцер отобрал группу студентов юридического университета. Цель эксперимента: выяснить, влияют ли публичные заявления о своих намерениях на достижение личных целей. Для этого Гольвитцер составил список утверждений вроде: “Я собираюсь как можно больше взять от юридического образования”, “Я собираюсь стать успешным адвокатом” и так далее. Каждое из утверждений студенты должны были оценить по шкале от “Полностью согласен” до “Полностью не согласен”. Так же, в опросниках студентов попросили перечислить три конкретные вещи, которые они собираются сделать, чтобы стать успешным адвокатом. Типичными ответами были: “Я намереваюсь регулярно читать юридическую периодику” или что-то в этом роде. Когда студенты сдали анкеты, Питер Гольвитцер обнаружил, что большинство студентов ответили на вопросы и подписались своим именем. Некоторые вообще не заполнили опросники и сохранили свои намерения в секрете. Студенты не подозревали, что их намерения будут проверять на практике. Они сдали свои анкеты и забыли об этом. Но исследователи во главе с Питером Гольвитцером кое-что задумали. Психологи выждали некоторое время, а затем искусственно создали ситуацию, чтобы проверить опрошенных “на вшивость”. Они попросили студентов помочь им в проекте, который требовал анализа двадцати криминальных дел. Студентам сказали, что они должны работать так упорно, как только могут. При этом, у каждого есть право “забить” на помощь и уйти в любой момент. Криминальные дела были непростыми. Они требовали включения мозгов на полную катушку и усидчивости. Результаты эксперимента были однозначными. Каждый, кто публично огласил в анкете свои намерения на будущее, “слился” с работы. Они уклонились от достижения поставленной цели. И это несмотря на преданность идее построить карьеру в области юриспруденции! Только те, кто сохранили свои надежды при себе, смогли по-настоящему проделать тяжелую работу и довести начатое до конца. Почему люди рассказывают окружающим о своих намерениях? Гольвитцер считает, что это имеет отношение к чувству самоидентификации и целостности. Все мы хотим быть идеальными людьми. Но заявления о наших намерениях тяжело и упорно работать, зачастую, являются чисто символическим актом. Это всего лишь помогает нам самоопределиться со своей ролью. Например: “Я юрист”, “Я писатель”, “Я фотограф”, “Я программист”. Но Питер Гольвитцер провел еще один эксперимент, чтобы дополнительно убедиться в своей правоте. Студентам показали пять фотографий верховного суда. Фотографии отличались размерами. От очень маленькой до очень большой. Испытуемых спросили: “Насколько ты чувствуешь себя классным юристом сейчас?” Подопытные должны были оценить свою крутость и ответить на вопрос, выбрав одну из пяти фотографий. Чем большую фотографию ты выберешь, тем более завершенным себя чувствуешь. Никто не удивился когда студенты, которые ранее заявили о своих целях и провалились на практике, склонялись к выбору фотографии побольше. Даже одно только заявление о своих планах стать хорошим юристом, заставило их чувствовать себя так, будто они уже были хорошими юристами. Это увеличило их самомнение, парадоксально уменьшив их возможность к тяжелой работе. Они стали легендами в своём воображении. А легенды не делают пыльную и грязную работу. Можно сделать вывод, что лучше меньше говорить, а больше делать, достигая вершин!